Asistente Administrativo
Tiempo completo • Long Beach
Propósito/Resumen del puesto
El Asistente Administrativo en el Centro de Bienestar Indígena Sacred Path desempeña un papel crucial proporcionando apoyo administrativo y organizativo para garantizar el buen funcionamiento de las operaciones de la agencia. Este puesto implica asistir en diversas tareas administrativas, mantener registros, coordinar la comunicación y contribuir al funcionamiento eficiente de los programas y servicios de la agencia. Son responsables de las compras/distribución de tarjetas regalo, de garantizar la entrega puntual de las hojas de horas/facturas, y de hacer el seguimiento de las compras y documentación con tarjeta de crédito. Apoyan los programas en el cumplimiento de los requisitos de la fuente de financiación (por ejemplo, mantenimiento de bases de datos, preparación de solicitudes/informes, seguimiento de la información requerida, establecimiento de calendarios) y mantienen informados al Gestor del Centro de Recursos y al CEO sobre cualquier problema. El Asistente Administrativo presta asistencia al Responsable del Centro de Recursos, al CEO y a algunos miembros selectos del equipo. Debe estar en el cargo, salvo que su supervisor o CEO lo indique lo contrario.
Deberes y responsabilidades esenciales
- Ayudar en tareas administrativas diarias como la introducción de datos, la preparación de documentos y el mantenimiento de registros
- Asiste a reuniones y toma notas
- Configurar y mantener calendarios
- Mantener bases de datos y enviar informes para cumplir con los requisitos contractuales
- Registra a tus clientes en Sacred Path e inscríbelos en el Centro de Recursos Familiares.
- Gestionar el proceso de compra y distribución de tarjetas regalo, así como otras compras del programa
- Ayudar en la planificación logística y coordinación de eventos, talleres y sesiones de formación de la agencia
- Ayuda con la preparación de alimentos o recogida para eventos, monta y limpia para talleres o eventos cuando sea necesario
- Ayuda a preparar materiales (por ejemplo, folletos, hojas de registro), monta los espacios y proporciona apoyo in situ durante los eventos.
- Mantener la comunicación con el personal interno para facilitar el funcionamiento fluido
- Asiste a actividades de divulgación/talleres/eventos según sea necesario.
- Programa reuniones por Zoom
- Ayudar en la coordinación del equipamiento de oficina, el mantenimiento y las reparaciones
- Ayudar con el apoyo administrativo para la guardería Sacred Path
- Ayudar en la tramitación de facturas y reembolsos; Seguimiento de los gastos y mantenimiento de registros financieros precisos.
- Maneja con discreción la información sensible de clientes y personal y mantén una estricta confidencialidad
- Garantizar el cumplimiento de las políticas, procedimientos y normativas pertinentes de la agencia
- Mantén al Supervisor/CEO bien informado sobre actividades, problemas pendientes y posibles problemas.
- Completa las tareas antes de la fecha límite y trabaja con el equipo para alcanzar los objetivos.
- Puede ser necesario trabajar ocasionalmente por la tarde o los fines de semana
- Otras tareas, según se asignen o se requieran, para cumplir la misión del Camino Sagrado.
Experiencia y cualificaciones
- Mínimo 3 años de experiencia en puestos administrativos o gestión de oficinas
- Dominio de Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint), Google Workspace, Zoom
- Sólidas habilidades organizativas con atención al detalle y precisión
- Capacidad para escribir al menos 30 palabras por minuto
- Excelentes habilidades de comunicación e interpersonales
- Capaz de gestionar múltiples tareas, priorizar eficazmente y usar un buen juicio
- Planificador proactivo y dispuesto a aprender nuevas habilidades
- Experiencia gestionando bases de datos y evaluaciones
- Capaz de trabajar de forma independiente y en equipo de manera profesional y eficiente
Educación
Título de grado
Licencia/Certificaciones
No aplicable
Atención al paciente y atención al cliente
- Ofrecer un servicio al cliente excepcional a sus clientes y sus familias, atendiendo consultas, preocupaciones y quejas de manera oportuna y compasiva.
- Resuelve cualquier problema relacionado con la atención al paciente o la prestación de servicios y escala la situación según sea necesario.
Habilidades de comunicación/interpersonales
- Interactúa con las personas de manera profesional y respetuosa, tanto verbal como por escrito.
- Algunas habilidades clave en este ámbito incluyen la escucha activa, la comunicación verbal/escrita clara, la empatía, la compasión, la humildad cultural, la resolución de conflictos, la resolución de problemas, la colaboración, la gestión del tiempo, la defensa, la adaptabilidad y el cumplimiento de estándares éticos como la confidencialidad.
Habilidades tecnológicas
- Debe ser capaz de usar un ordenador o portátil para realizar las tareas necesarias para el trabajo
- Excel, Word, Google Workspace (Sheets, Docs), iPad, historial médico electrónico
- Utilizar herramientas tecnológicas para reuniones virtuales
Preferencias de Cualificación del Puesto
Experiencia trabajando con la comunidad indígena americana/nativa de Alaska.
Ambiente laboral
Las características del entorno laboral descritas aquí son típicas de las que un empleado encontrará al desempeñar las funciones principales de este puesto. Existen condiciones normales de oficina, y el nivel de ruido en el entorno de trabajo puede variar de bajo a moderado.
Exigencias físicas
Las exigencias físicas descritas son típicas de las que un empleado requiere para desempeñar con éxito las funciones principales de este trabajo. Mientras realiza las funciones de este trabajo, el empleado debe estar de pie, caminar con frecuencia, sentarse, inclinarse, girarse, hablar y escuchar. También hay largos periodos de estar sentado, tecleando, leyendo. El empleado debe levantar y/o mover ocasionalmente hasta 25 libras. Las habilidades específicas de visión requeridas por este trabajo incluyen lectura, distancia, visión por ordenador y color. Hablar y oír es esencial para comunicarse con los proveedores y el personal.
Demandas mentales
Existen varios plazos asociados a este puesto. El empleado también debe realizar varias tareas a la vez e interactuar con muchas personas en una variedad de temas.
Expectativas de rendimiento
En el desempeño de sus respectivas tareas y deberes, se espera que todos los empleados de Sacred Path cumplan con lo siguiente:
- Mantener la ética profesional y la confidencialidad al tratar información sensible y mantener la privacidad del cliente.
- Cumple con todas las políticas, procedimientos y normativas pertinentes, asegurando el cumplimiento de los estándares y mejores prácticas de la industria sanitaria y de servicios sociales.
- Comunica de manera honesta, fiable y fiable con clientes, empleados y proveedores, teniendo en cuenta el objetivo principal de la atención y seguridad al cliente.
- Posee conciencia y sensibilidad cultural
- Demuestra competencia en las funciones y responsabilidades esenciales, cumpliendo o superando consistentemente los objetivos de rendimiento y los estándares de calidad.
- Sé proactivo anticipando los desafíos y lleva las preocupaciones al CEO/Supervisores lo antes posible.
- Quizá sea necesario para que se celebren eventos
Compensación: 20,00 $ - 25,00 $ la hora
El Centro de Bienestar Indígena Sacred Path fue desarrollado para contribuir al bienestar de las comunidades indígenas americanas / nativas de Alaska mediante la participación de estrategias clave para proporcionar servicios de salud y salud conductual culturalmente relevantes, integrados y sensibles al trauma muy necesarios, realizar investigaciones participativas basadas en la comunidad y brindar asistencia técnica, capacitación y servicios consultivos a otras organizaciones nativas tribales y urbanas.
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